Jak uzyskać wypis aktu notarialnego?

Urzędowy wypis aktu notarialnego jest często wymagany w wielu sprawach, na przykład przez bank przy ubieganiu się o kredyt lub przez sąd czy urząd podczas wpisu do księgi wieczystej. W obiegu prawnym liczy się zarówno forma, jak i wiarygodność takiego dokumentu.

Wypis aktu wydaje notariusz jako funkcjonariusz publiczny. Otrzymujesz urzędowy dokument z mocą dowodową. W tekście wyjaśniamy, kto może o niego wystąpić, jakie dokumenty przygotować i jak wygląda cała procedura.

Jak uzyskać wypis aktu notarialnego?

Najprościej zwrócić się do notariusza, który przechowuje oryginał aktu, złożyć wniosek i potwierdzić uprawnienie do otrzymania wypisu.

Wypis aktu notarialnego wydaje wyłącznie notariusz, u którego znajduje się oryginał aktu. Wniosek możesz złożyć osobiście, przez pełnomocnika lub w uzasadnionych przypadkach zdalnie. Notariusz weryfikuje tożsamość oraz prawo do otrzymania dokumentu. Jeśli kancelaria, w której sporządzono akt, została zamknięta, akta trafiają do wskazanego archiwum Sądu Rejonowego właściwego ze względu na miejsce położenia kancelarii. Wypis może mieć postać papierową albo w określonych sprawach elektroniczną. Wydanie wypisu wiąże się z opłatą notarialną.

Czy zawsze potrzebuję wypisu aktu?

Nie zawsze, czasem wystarczy odpis, wyciąg albo poświadczona kopia, zależnie od celu.

Wypis to urzędowy odpowiednik oryginału aktu i zawiera pełną treść. Odpis to wierna kopia innego dokumentu, poświadczona przez notariusza. Wyciąg obejmuje tylko część treści aktu, przydatny gdy instytucja potrzebuje wyłącznie wybranych danych. Banki i sądy często wymagają wypisu. Inne podmioty akceptują odpis lub wyciąg. Zanim złożysz wniosek, sprawdź wymogi adresata, aby zamówić właściwą formę dokumentu.

Kto formalnie może wystąpić o wypis aktu?

Uprawnione są strony aktu, ich następcy prawni i osoby, dla których akt wywołuje skutki prawne, a także organy uprawnione oraz osoby z ważnym upoważnieniem.

Wypis otrzyma strona czynności notarialnej oraz osoba, na rzecz której akt tworzy prawa lub obowiązki. Dotyczy to również następców prawnych, na przykład spadkobierców, po przedstawieniu dokumentu potwierdzającego dziedziczenie. Wypis może uzyskać osoba pisemnie upoważniona przez stronę. Uprawnione są także sądy, prokuratura i organy administracji publicznej działające w granicach swoich kompetencji. Notariusz każdorazowo bada uprawnienie wnioskodawcy, aby chronić tajemnicę zawodową i interesy stron.

Jakie dokumenty trzeba przygotować przed wnioskiem?

Podstawą jest dokument tożsamości i dane pozwalające zidentyfikować akt, a w razie reprezentacji lub dziedziczenia dokumenty potwierdzające uprawnienie.

Przygotuj:

dokument tożsamości do wglądu,
dane aktu, w tym przybliżoną datę, numer repertorium, imię i nazwisko uczestnika czynności, przedmiot czynności, lub numer księgi wieczystej,
dla spadkobiercy: odpis prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia,
dla pełnomocnika: pełnomocnictwo ze wskazaniem uprawnienia do uzyskania wypisu, często z podpisem poświadczonym notarialnie,
dla spółki lub fundacji: aktualne dane rejestrowe oraz dokumenty wykazujące umocowanie reprezentanta,
jeśli wnosisz o przesłanie wypisu pocztą lub elektronicznie, wskaż sposób i adres doręczenia.

Jak wygląda procedura uzyskania wypisu krok po kroku?

Składasz wniosek, notariusz weryfikuje uprawnienie i dane aktu, następnie sporządza oraz wydaje wypis w uzgodnionej formie.

Przebieg zazwyczaj jest prosty:

kontakt z kancelarią w celu ustalenia, gdzie znajduje się akt i jakie dokumenty są potrzebne,
złożenie wniosku z danymi aktu i wskazaniem liczby egzemplarzy oraz formy wydania,
weryfikacja tożsamości i uprawnienia do otrzymania dokumentu,
przygotowanie wypisu, ustalenie opłat oraz sposobu doręczenia,
odbiór osobisty za okazaniem tożsamości albo doręczenie pocztą.

Jeśli akt jest w archiwum Sądu, procedura obejmuje jego odszukanie, co może wydłużyć czas.

Jak długo zwykle trwa wydanie wypisu?

Najczęściej odbywa się tego samego dnia albo w krótkim terminie, a w przypadku akt w archiwum Sądu zwykle trwa dłużej.

Wypis z bieżących aktów strony zazwyczaj otrzymują szybko. Czas zależy od objętości dokumentu, liczby egzemplarzy i bieżącej obsługi kancelarii. Gdy konieczne jest odszukanie aktu w archiwum albo potwierdzenie uprawnienia spadkobiercy, czas się wydłuża. Doręczenie pocztą lub kurierem również dodaje dni na transport.

Czy można upoważnić inną osobę do odbioru wypisu?

Tak, możliwe jest udzielenie pisemnego upoważnienia, często z podpisem poświadczonym notarialnie.

Upoważnienie powinno wskazywać osobę upoważnioną, zakres umocowania i akt, którego dotyczy. Niektóre sprawy wymagają pełnomocnictwa z podpisem poświadczonym. Notariusz weryfikuje treść upoważnienia i tożsamość osoby odbierającej. Rozwiązanie to ułatwia sprawę, gdy strona nie może pojawić się osobiście.

Na co zwrócić uwagę, gdy otrzymam wypis aktu?

Sprawdź poprawność danych stron, opis przedmiotu czynności, klauzule urzędowe, podpis i pieczęć notariusza oraz kompletność stron.

Zweryfikuj:

imiona, nazwiska, numery PESEL albo dane rejestrowe podmiotów,
datę aktu, numer repertorium i datę wydania wypisu,
oznaczenie, że jest to wypis zgodny z oryginałem, podpis i pieczęć notariusza,
sposób sporządzenia, na przykład zszycie stron i kolejność numeracji,
czy otrzymana liczba egzemplarzy odpowiada potrzebom instytucji.

Dobrze jest przechowywać wypis aktu notarialnego w bezpiecznym miejscu. To dokument urzędowy, który potwierdza treść czynności i chroni Twoje interesy.

Dobrze przygotowany wniosek i właściwy dobór formy dokumentu oszczędzają czas i nerwy. Notariusz jako funkcjonariusz publiczny dba o bezpieczeństwo prawne i pomaga dobrać rozwiązanie do Twojej sytuacji. W razie wątpliwości warto skonsultować cel użycia dokumentu, aby zlecić dokładnie taki wypis, jakiego potrzebujesz.