Sporządzanie aktów notarialnych

Akt notarialny

Akt notarialny to szczególna forma dokumentu urzędowego, sporządzanego przez notariusza, stwierdzającego treść danej czynności prawnej i stanowiącego dla uczestników obrotu prawnego ważne zabezpieczenie ich interesów. Akt notarialny powinien być sporządzony przez notariusza w sposób zrozumiały i przejrzysty. Akt notarialny przed podpisaniem musi zostać odczytany przez notariusza lub przez inną osobę w jego obecności. Po odczytaniu aktu notariusz powinien przekonać się, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu. Notariusz powinien wyjaśnić stronom wszelkie ewentualne wątpliwości by mieć pewność, że treść aktu jest zgodna z ich wolą. Na żądanie stron powinny też zostać odczytane załączniki do aktu.

Zasady konstruowania aktu notarialnego

Prawidłowo skonstruowany akt notarialny musi zawierać:

• dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu,
• miejsce sporządzenia aktu,
• imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza,
• imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych oraz nazwę i siedzibę osób prawnych (firmy) biorących udział w akcie, imiona i nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych (pełnomocnicy, przedstawiciele firmy),
• oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty,
• stwierdzenie – na żądanie stron – faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu,
• stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty, podpisany,
• podpisy biorących udział w akcie,
• podpis notariusza.

W końcowej części aktu znajdują się dane dotyczące kosztów aktu notarialnego, wysokości taksy notarialnej oraz pobranych podatków z tytułu dokonanej czynności prawnej.

Kiedy wykorzystuje się akt notarialny

Niektóre czynności prawne muszą zostać dokonane w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności, co oznacza, że czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Należą do nich w szczególności:

• zbycie nieruchomości,
• ustanowienie i zbycie prawa użytkowania wieczystego,
• ustanowienie ograniczonych praw rzeczowych, m.in. hipoteki,
• ustanowienie odrębnej własności lokali,
• zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• umowy o dział spadku w skład, którego wchodzi nieruchomość, prawo użytkowania wieczystego lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
• umowy zniesienia współwłasności nieruchomości,
• zbycie spadku,
• udzielenie pełnomocnictwa do czynności prawnych, dla których niezbędna jest forma aktu notarialnego,
• umowy spółek komandytowych, statuty spółek komandytowo-akcyjnych oraz akcyjnych, protokoły walnych zgromadzeń spółek akcyjnych,
• umowa majątkowa małżeńska,
• umowa zrzeczenia się dziedziczenia.

Notariusz może również sporządzić akt notarialny na żądanie stron, chociaż dana czynność prawna dla swej ważności nie wymaga formy aktu notarialnego. Dzieje się tak często przy sporządzaniu testamentu notarialnego bądź umowy przedwstępnej sprzedaży nieruchomości, dla których ważności forma aktu notarialnego nie jest wymagana, jednak bardzo często strony decydują się na taką formę w celu zabezpieczenia swoich interesów.

Jeżeli akt notarialny w swej treści zawiera przeniesienie lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej, bądź obejmuje czynność przenoszącą własność nieruchomości, notariusz jest zobowiązany umieścić w akcie wniosek o dokonanie odpowiedniego wpisu w księdze wieczystej, a następnie przesłać z urzędu sądowi właściwemu do prowadzenia ksiąg wieczystych wypis aktu notarialnego zawierający wniosek o wpis do księgi wieczystej wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu, w terminie do 3 dni od sporządzenia aktu.