Kiedy notariusz może odmówić wykonania czynności notarialnej?

Krótka wizyta u notariusza potrafi zamienić się w stres, gdy pada zdanie: “Nie mogę wykonać tej czynności”. Bywa to zaskoczeniem, zwłaszcza gdy strony są zgodne. W praktyce odmowa często chroni interesy stron i porządek prawny. W artykule wyjaśniamy, kiedy notariusz musi odmówić, jakie braki formalne to powodują, co z podejrzeniem fałszu, jak działa konflikt interesów, jak się odwołać oraz jak przygotować dokumenty, by uniknąć problemów.

Poniższe informacje odpowiadają praktyce i przepisom obowiązującym w 2025 roku.

Kiedy notariusz może odmówić wykonania czynności notarialnej?

Notariusz odmawia dokonania czynności, gdy byłaby ona sprzeczna z prawem, gdy zachodzi konflikt interesów lub gdy istnieją istotne wątpliwości co do tożsamości stron, ich zdolności do czynności prawnych albo autentyczności dokumentów.

Notariusz jest funkcjonariuszem publicznym i odpowiada za legalność oraz bezpieczeństwo obrotu. Dlatego musi odmówić dokonania czynności albo przerwać czynność trwającą, jeśli treść lub cel umowy narusza prawo lub zmierza do jego obejścia. Odmowa nastąpi także, gdy brakuje wymaganych dokumentów, nie da się potwierdzić tożsamości, pojawia się wątpliwość co do zdolności do czynności prawnych, pełnomocnictwo ma niewłaściwą formę lub zakres, albo gdy są przesłanki wskazujące na przestępstwo. Dotyczy to również sytuacji, gdy nie można dopełnić obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, bo strony nie dostarczyły danych potrzebnych do identyfikacji lub weryfikacji.

Jakie braki formalne najczęściej powodują odmowę przez notariusza?

Najczęściej chodzi o niekompletne lub nieaktualne dokumenty, błędy w danych stron, nieprawidłowe pełnomocnictwa i brak wymaganych zgód.

W praktyce odmowę mogą wywołać między innymi:

• brak ważnego dokumentu tożsamości albo rozbieżności w danych osobowych
• brak zgody współmałżonka przy czynnościach dotyczących majątku wspólnego
• brak oryginału lub aktualnych odpisów dokumentów własności, księgi wieczystej lub rejestrów
• pełnomocnictwo niewystarczające co do zakresu albo bez wymaganej formy aktu notarialnego
• brak dokumentów spółki lub aktualnych danych reprezentacji
• zagraniczne dokumenty bez tłumaczenia przysięgłego albo bez klauzuli apostille, gdy jest wymagana
• rozbieżności w treści dokumentów albo w numerach identyfikacyjnych
• brak zgód lub zezwoleń wymaganych przepisami szczególnymi
• brak danych wymaganych przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

 

Czy notariusz ma prawo odmówić przy podejrzeniu podrobienia dokumentu?

Tak, notariusz odmawia, gdy ma uzasadnione podejrzenie, że dokument jest podrobiony lub przerobiony.

Ochrona pewności obrotu oznacza, że każdy cień wątpliwości co do autentyczności dokumentu wstrzymuje czynność. Notariusz sporządza pisemną odmowę z uzasadnieniem i może zawiadomić organy ścigania. Często prosi też o przedstawienie oryginału, dodatkowych dowodów pochodzenia dokumentu lub o weryfikację u wystawcy. W praktyce pomocne są świeże odpisy z rejestrów, kontakt z instytucją wystawiającą dokument oraz tłumaczenia przysięgłe, jeśli dokument pochodzi z zagranicy.

W jakich sytuacjach sprzeczność z prawem blokuje czynność notarialną?

Gdy treść lub cel czynności narusza przepisy albo zmierza do obejścia prawa, notariusz ma obowiązek odmówić.

Do takich przypadków należą w szczególności umowy przenoszące prawa, których zbycie jest zakazane, dysponowanie cudzym prawem bez podstawy, rażące naruszenie praw osób trzecich, a także naruszenie przepisów szczególnych. Przykładowo chodzi o pominięcie prawa pierwokupu uprawnionych podmiotów, brak wymaganej zgody sądu opiekuńczego przy czynnościach dotyczących małoletnich, ograniczenia w obrocie nieruchomościami rolnymi czy naruszenia przepisów dotyczących obrotu konsumenckiego. Notariusz nie ocenia sporu merytorycznego między stronami, lecz kontroluje legalność formy, treści i skutków czynności.

Czy konflikt interesów usprawiedliwia odmowę czynności notarialnej?

Tak, notariusz nie może działać, gdy sprawa dotyczy jego osoby, małżonka lub osób bliskich albo gdy istnieją okoliczności podważające bezstronność.

Bezstronność to fundament zawodu. Dlatego notariusz nie sporządza czynności, które dotyczą jego własnych interesów, interesów najbliższej rodziny lub osób pozostających z nim w relacji mogącej rodzić wątpliwości co do obiektywizmu. Dotyczy to również sytuacji, gdy notariusz miałby wystąpić jako pełnomocnik lub reprezentant strony. W takich przypadkach czynność należy powierzyć innemu notariuszowi.

Jakie konsekwencje ponosi notariusz po bezpodstawnej odmowie?

Notariusz odmawia dokonania czynności notarialnej, jeżeli byłaby ona sprzeczna z prawem. Bezpodstawna odmowa może skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną, a w określonych sytuacjach także odpowiedzialnością odszkodowawczą.

Jeśli notariusz odmawia bez wskazania realnej podstawy prawnej lub narusza procedurę, może odpowiadać przed organami samorządu notarialnego. Sankcje dyscyplinarne przewiduje prawo o notariacie. W razie powstania szkody po stronie klienta możliwa jest również odpowiedzialność cywilna na zasadach ogólnych. Odmowa dokonania czynności notarialnej musi być stwierdzona przez notariusza w protokole sporządzonym w formie aktu notarialnego. W protokole tym notariusz wskazuje podstawę prawną odmowy, natomiast szczegółowe uzasadnienie odmowy sporządza się wyłącznie na żądanie osoby zainteresowanej.

Jak odwołać się od decyzji notariusza o odmowie czynności?

Osoba, której odmówiono dokonania czynności, musi zostać pouczona o prawie i trybie zaskarżenia odmowy. W terminie tygodnia od dnia odmowy może ona żądać na piśmie sporządzenia i doręczenia uzasadnienia odmowy, które notariusz sporządza w terminie tygodnia od otrzymania żądania. Na odmowę dokonania czynności notarialnej przysługuje zażalenie do sądu okręgowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii notariusza, wniesione za pośrednictwem tego notariusza. Notariusz jest zobowiązany ustosunkować się do zażalenia i przekazać swoje stanowisko sądowi oraz osobie zainteresowanej, chyba że już doręczył uzasadnienie odmowy. Sąd bada, czy istniały podstawy do odmowy, i może utrzymać ją w mocy albo zobowiązać notariusza do dokonania czynności. Termin na złożenie zażalenia jest krótki, dlatego warto działać niezwłocznie.

Jak przygotować dokumenty, by zminimalizować ryzyko odmowy?

Kluczem jest kompletność, aktualność i zgodność dokumentów oraz wczesna konsultacja z kancelarią.

W przygotowaniu pomagają:

• posiadanie ważnego dokumentu tożsamości i zgodność danych we wszystkich dokumentach
• aktualne odpisy z rejestrów oraz dokumenty potwierdzające tytuł prawny do zbywanego prawa
• pełnomocnictwa o właściwym zakresie i formie, w tym w formie aktu notarialnego, gdy jest wymagana
• zgody wymagane przepisami, na przykład zgoda współmałżonka albo zgoda sądu opiekuńczego
• tłumaczenia przysięgłe i apostille dla dokumentów zagranicznych, jeśli prawo tego wymaga
• komplet danych potrzebnych do identyfikacji stron i beneficjentów rzeczywistych zgodnie z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy
• wcześniejsze wyjaśnienie rozbieżności w danych lub zapisach rejestrowych
• rezerwacja czasu na weryfikacje w rejestrach i ewentualne doprecyzowania treści umowy

Odmowa dokonania czynności notarialnej nie jest karą, lecz mechanizmem ochrony bezpieczeństwa obrotu. Dobrze przygotowane dokumenty, przejrzysta treść czynności i wczesna konsultacja znacząco zmniejszają ryzyko problemów. W razie sporu co do odmowy istnieje szybka ścieżka odwoławcza. Warto traktować ją jako wsparcie w dochodzeniu do zgodnego z prawem i bezpiecznego rozwiązania.