Notarialnie można poświadczyć własnoręczność podpisu na dokumencie, zgodność odpisu lub wyciągu z okazanym oryginałem, a także datę okazania dokumentu, przy czym każde z tych poświadczeń pełni inną funkcję prawną i wymaga innego postępowania notariusza. Wybór właściwego rodzaju poświadczenia zależy od tego, czy celem jest potwierdzenie, że dokument podpisała konkretna osoba, że kopia odpowiada oryginałowi, czy że dokument istniał już w określonym dniu.
Co potwierdza poświadczenie własnoręczności podpisu?
Poświadczenie własnoręczności podpisu potwierdza, że dokument podpisała konkretna, zidentyfikowana przez notariusza osoba, co notariusz stwierdza na podstawie okazanego dowodu osobistego lub paszportu. Podpis można złożyć bezpośrednio w obecności notariusza, który wtedy widzi cały proces podpisywania, albo uznać przed notariuszem podpis złożony wcześniej, co notariusz odnotowuje w treści klauzuli poświadczeniowej jako uznanie własnoręczności podpisu. Forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym jest wymagana między innymi dla pełnomocnictw do określonych czynności prawnych, umów zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz umów zbycia przedsiębiorstwa, dlatego w naszej kancelarii jest to jeden z najczęściej wykonywanych rodzajów poświadczeń, obok obsługi klientów indywidualnych, deweloperów i spółek prawa handlowego regularnie korzystających z pełnomocnictw.
Kiedy potrzebne jest poświadczenie zgodności odpisu z oryginałem?
Poświadczenie zgodności odpisu lub wyciągu z okazanym dokumentem umożliwia posługiwanie się kopią dokumentu jednocześnie w wielu miejscach, na przykład poświadczony odpis świadectwa dojrzałości pozwala złożyć dokumenty rekrutacyjne na kilka kierunków studiów jednocześnie, bez konieczności każdorazowego przedstawiania oryginału. Przy poświadczeniu odpisu notariusz stwierdza, że kopia odzwierciedla całą treść oryginału, natomiast przy poświadczeniu wyciągu potwierdza jedynie, że wyciąg odpowiada określonym elementom treści dokumentu źródłowego, co ma znaczenie na przykład przy fragmentach obszernych umów spółek albo aktów notarialnych. Sporządzony przez notariusza odpis dokumentu prywatnego, w odróżnieniu od odpisu dokumentu urzędowego, sam nie staje się przez to dokumentem urzędowym, mimo że korzysta z takiej samej mocy dowodowej co do zgodności z okazanym oryginałem.
Czym różni się poświadczenie daty okazania dokumentu od poświadczenia podpisu?
Poświadczenie daty okazania dokumentu, w odróżnieniu od poświadczenia podpisu, nie potwierdza autentyczności podpisów widniejących na dokumencie, lecz wyłącznie fakt, że dany dokument został okazany notariuszowi w konkretnym dniu, a na żądanie strony również o określonej godzinie i minucie. Efektem tego poświadczenia jest przekształcenie zwykłej formy pisemnej dokumentu w formę pisemną z datą pewną, co ma znaczenie dowodowe w sytuacjach, gdy istotne jest wykazanie, że dokument istniał już w danym momencie, na przykład przy ustanawianiu zastawu na prawie zgodnie z artykułem 329 Kodeksu cywilnego. Poświadczenia tego może zażądać nie tylko osoba, której dokument dotyczy, ale również osoba trzecia, dla której istotne jest wykazanie momentu jego istnienia.
Jakie dokumenty notariusz poświadcza najczęściej w praktyce?
W naszej praktyce do najczęściej poświadczanych dokumentów należą pełnomocnictwa do jednej lub kilku czynności prawnych, wzory podpisów członków organów spółek i spółdzielni oraz kopie dokumentów urzędowych potrzebne do przetargów lub rekrutacji, na przykład odpisy z rejestru przedsiębiorców czy zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami. Klienci firmowi, w tym przedsiębiorcy, deweloperzy i spółki prawa handlowego, korzystają z poświadczeń najczęściej przy udziale w wielu równoległych postępowaniach, gdzie jeden oryginał dokumentu musi funkcjonować w kilku miejscach jednocześnie. Osoby prywatne najczęściej zgłaszają się po poświadczenie podpisu na pełnomocnictwie, na przykład do sprzedaży samochodu albo odbioru dokumentów w swoim imieniu przez inną osobę.
Co dzieje się, gdy oryginalny dokument ma ślady ingerencji?
Gdy oryginalny dokument nosi cechy szczególne, takie jak dopiski, poprawki, uszkodzenia, znaki wodne czy suche pieczęcie, notariusz stwierdza to wprost w treści klauzuli poświadczeniowej, zamiast pomijać te elementy milczeniem. Takie odnotowanie ma znaczenie dowodowe, ponieważ instytucja, która później otrzyma poświadczony odpis, od razu wie, że oryginał zawierał określone cechy, zamiast dowiadywać się o tym dopiero przy konfrontacji z oryginałem. Przy poświadczeniu zgodności odpisu notariusz zawsze wykonuje kserokopię oryginału bezpośrednio w kancelarii, umieszcza na niej wzmiankę o zgodności z oryginałem oraz składa podpis i pieczęć, co eliminuje ryzyko podmiany dokumentu między sporządzeniem kopii a jej poświadczeniem.
Trzy rodzaje poświadczeń notarialnych: porównanie
Trzy podstawowe rodzaje poświadczeń notarialnych odpowiadają na różne potrzeby dowodowe.
| Rodzaj poświadczenia | Co potwierdza | Typowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Własnoręczność podpisu | że dokument podpisała zidentyfikowana osoba | pełnomocnictwa, zbycie udziałów w spółce |
| Zgodność odpisu lub wyciągu | że kopia odpowiada treści oryginału | rekrutacja, przetargi, dokumenty firmowe |
| Data okazania dokumentu | że dokument istniał w danym dniu | ustanowienie zastawu, wezwania do zapłaty |
Jak przygotować się do wizyty w sprawie poświadczenia dokumentu?
Przygotowanie do wizyty w sprawie poświadczenia dokumentu polega przede wszystkim na zabraniu ze sobą oryginału dokumentu, który ma zostać poświadczony, oraz ważnego dowodu osobistego lub paszportu potwierdzającego tożsamość osoby zgłaszającej się do kancelarii. Przy poświadczeniu zgodności odpisu nie trzeba przynosić własnej kserokopii, ponieważ notariusz wykonuje ją na miejscu z oryginału, natomiast przy poświadczeniu podpisu warto wcześniej ustalić, czy podpis ma zostać złożony w obecności notariusza, czy dokument już podpisany zostanie jedynie uznany za własnoręcznie podpisany. W naszej kancelarii przy ulicy Jana Pawła II w Piasecznie wystarczy zgłosić liczbę potrzebnych poświadczonych egzemplarzy już przy umawianiu terminu, żeby uniknąć dodatkowej wizyty, na przykład przy równoległych postępowaniach rekrutacyjnych.
Podsumowanie
- Poświadczenie własnoręczności podpisu potwierdza, że dokument podpisała konkretna, zidentyfikowana osoba.
- Poświadczenie zgodności odpisu lub wyciągu pozwala posługiwać się kopią dokumentu w wielu miejscach jednocześnie.
- Poświadczenie daty okazania dokumentu nadaje mu formę pisemną z datą pewną, co ma znaczenie dowodowe, niezależnie od potwierdzenia podpisów.
- Zakres potrzebnych dokumentów i liczbę egzemplarzy warto ustalić z kancelarią jeszcze przed umówieniem terminu wizyty.